A FACTO tem a missão de apoiar o Instituto Federal do Espírito Santo no desempenho de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão e prestar serviços à sociedade nos mesmos campos em projetos de interesse público ou coletivo.
A FACTO realiza atividades administrativo-financeiras e, dentre elas, está a aquisições de bens para os projetos gerenciados.
As informações a seguir estabelecem regras e critérios que norteiam as relações com os fornecedores. O objetivo é potencializar as parcerias por meio dos princípios: transparência, segurança, ética, qualidade, isonomia e sustentabilidade.
1) Critérios para cadastramento
O Portal do Fornecedor apresenta as aquisições da FACTO. Além disso, os fornecedores podem visualizar nesse espaço as cotações abertas e encerradas, a Autorização de Fornecimento (AF) ou Ordem de Serviço (OS), pagamentos efetuados e alterar permanentemente os dados cadastrais.
Para fazer parte do quadro de fornecedores da FACTO, a empresa interessada deverá estar comprometida com a qualidade, disposta a estabelecer uma boa parceria e atender aos requisitos estabelecidos pelos órgãos regulamentadores.
Nesse sentido, a empresa deverá ter cadastro no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores do Poder Executivo Federal) e apresentar a seguinte documentação válida:
• CND (Certidão Negativa de Débito INSS);
• FGTS (Certificado de regularidade do FGTS);
• Cadastro CNPJ (Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral);
• Contrato social e/ou última alteração contratual.
A empresa interessada também deverá preencher um formulário com os dados cadastrais, que será analisado pela FACTO. Após a avaliação, a FACTO dará retorno da aprovação ou não do cadastramento em até cinco dias úteis.
Caso o cadastro seja aprovado, o solicitante receberá, via e-mail, um login e senha que poderá ser alterada após o primeiro acesso. Assim, o usuário estará habilitado para acessar o Portal do Fornecedor da FACTO e será o responsável pela atualização dos seus dados e documentos necessários.
2) Acesso ao Portal do Fornecedor – Segurança
Para garantir a segurança, o acesso ao Portal do Fornecedor é realizado por meio da digitação do usuário e senha pessoal. Essa informação é de responsabilidade da empresa fornecedora e deve ser mantida sob sigilo absoluto.
Poderão participar das cotações e registrar suas propostas entidades públicas e privadas. Essas operações são feitas por meio de transações específicas, visto que tanto do fornecedor quanto do comprador é exigido usuário e senha pessoal, sigilosa e intransferível.
3) Procedimentos
O Setor de Compras da FACTO recebe as solicitações de aquisições, separando-as em processos de acordo com a natureza comercial dos itens solicitados. Após essa configuração, delimitando horário de inicio e término, o comprador da FACTO convida e disponibiliza às empresas cadastradas no grupo de fornecimento correspondente os processos de compra.
Os fornecedores credenciados e portadores do usuário e senha de acesso participam, via internet, incluindo propostas, no prazo determinado no processo. Durante o período disponibilizado para o acolhimento de propostas, os fornecedores oferecerão propostas únicas.
O comprador, durante o processo de cotação, não tem acesso aos preços ofertados pelos fornecedores, para que seja mantida a lisura na ação.
A responsabilidade pelo valor da oferta, bem como das informações complementares é do fornecedor, estando sujeito às sanções previstas em lei.
Os proponentes são responsáveis por todas as transações que forem efetuadas em seu nome no sistema eletrônico, assumindo como firme e verdadeira suas propostas.
Após o encerramento do prazo estipulado no processo de compra, a FACTO, por meio do Setor de Compras, analisa a oferta dos proponentes, podendo adjudicar ou não o objeto para aquele que ofertou o menor preço e que atenda as suas especificações.
Os processos disponibilizados no Portal do Fornecedor imputam aos fornecedores as condições mínimas de fornecimento, assim como as políticas praticadas pela FACTO.
4) Obrigações
4.1. Obrigações do Fornecedor
• Oferecer cotações dentro do prazo com preços e condições competitivas.
• Respeitar os prazos e locais de entrega.
• Fornecer itens dentro da especificação.
• Responder a todas as comunicações efetuadas pelo comprador da FACTO.
• Respeitar as normas de compra e pagamento da FACTO.
4.2. Obrigações da FACTO
• Especificar detalhadamente o item a ser comprado.
• Oferecer o máximo de transparência no processo de compra.
• Respeitar os prazos de pagamento.
• Efetuar sempre a melhor compra.
• Fomentar a comunicação com os fornecedores.
